Vážení kluboví YEO  a Rotariáni,

dovoluji si vás pozvat na pracovní setkání klubových činovníků Služby mládeži (YEO), které organizuje Rotary Youth Exchange Czechia, z.ú. (dále jen „RYE CZ“) Tomto setkání se uskuteční v sobotu 21.09.2024 v Kroměříži souběžně s Orientation Meetingem pro zahraniční studenty přijíždějící na dlouhodobou výměnu (inboundy) v sezóně 2024-25.

Na tomto setkání je povinná účast předsedy komise pro Službu mládeži klubu (YEO), resp. jiného pověřeného člena komise z těch klubů, které:

• v sezóně 2024-25 budou hostit alespoň jednoho studenta na dlouhodobou výměnu(v programu setkání budou mj. i instrukce pro pobyt těchto studentů na celou sezónu); nebo
• plánují v sezóně 2025-26 (tj. s odjezdem v létě 2025) prostřednictvím RYE CZ vyslat alespoň jednoho studenta na dlouhodobou výměnu do zahraničí– tzn. že kluby, které nebudou mít zastoupení v Kroměříži, nebudou moci prostřednictvím RYE CZ vysílat nikoho v sezóně 2025-26 (v programu setkání budou podrobné instrukce, jak se bude postupovat při výběru v klubu i v RYE CZ, časové i věcné detaily atd.); nebo
• plánují v  sezóně 2024-25, resp. o letních prázdninách v roce 2025, zorganizovat letní tábor prostřednictvím RYE CZ

Pro zástupce ostatních klubů, které chtějí vysílat prostřednictvím RYE CZ studenty na dlouhodobou výměnu v dalších letech, nebo o tom uvažují,  nebo na krátkodobou výměnu i v roce 2025, je však účast vřele doporučená. Obzvláště zvu k účasti zástupců klubů, které se dosud dlouhodobé výměny mládeže neúčastnili, resp. organizaci výměn na delší dobu přerušili, protože v Kroměříži budou mít možnost dozvědět se veškeré podrobnosti o aktuálních možnostech, včetně krátkodobých výměn, získat zkušenosti od jiných klubů a přímo vidět zahraniční studenty "v akci".

Program určený pro zástupce klubů (v příloze) je zhuštěný na sobotu od 9.00 do 17.30 hod. Obsahuje aktuální otázky týkající se dlouhodobých výměn, krátkodobých letních kempů, rodinných výměn, práce s webovými aplikacemi a jiné užitečné informace pro práci v klubu.

Samozřejmě, každý zástupce klubu se může zúčastnit i dalšího programu dle vlastního uvážení (rámcový program celého Orientation meetingu inboundů je v druhé příloze). RYE CZ hradí ze svého rozpočtu náklady na ubytování v 2-3 lůžkových pokojích max. na dvě noci (20. -22.09.), stravování od večeře 20. 9. do snídaně 22. 09.

Setkání se může zúčastnit i více zástupců z jednoho klubu.

Organizaci setkání zajišťuje RYE CZ a Rotex.

Prosím vás, abyste potvrdili svou účast (resp. účast jiného člena vašeho klubu) organizátorům nejpozději do úterý 10.9.2024 vyplněním přihlašovacího formuláře na tomto odkazu https://forms.office.com/e/jxm3uyNsXS. Jak jistě víte, inboundy musí na OM I. a zpět  doprovodit dospělá osoba. Součástí dotazníku jsou i otázky na způsob této dopravy.

V přílohách najdete vedle pozvánek i soubor „Rotary kluby-YEO k 1.09.2024“, kde jsou údaje z naší databáze k dnešnímu dni. Pokud už funkci klubového YEO nevykonáváte, pošlete mi prosím údaje vašeho nástupce ve struktuře dle tabulky. Pokud v seznamu najdete nějakou jinou nesrovnalost, též mi prosím dejte vědět. Díky.

Jakékoliv dotazy prosím adresujte moji níže uvedenou e-mailovou adresu, nebo mi zavolejte.

Děkuji vám za včasné vyplnění přihlášky (do 10.9.2024) a těším se na setkání v Kroměříži.

Program
21. 09.2024 (sobota)
_______________________________________________________________________________
09.00 - 10.30 hod. Základní informace k programu dlouhodobých výměn – principy a
pravidla, země, kam je možné vyjet v roce 2025/26, …
10.30 - 10.45 hod. přestávka
10.45 - 11.30 hod. Short termy – kempy: cíle, organizace, výběr v klubech, vyhodnocení
Rodinné výměny: cíle, organizace, výběr v klubech, vyhodnocení
Diskuse
11.30 - 13.00 hod. Long termy – organizace roku 2024/25, inboundi - cestování, škola, counselor,
hostrodiny, kalendář akcí, Rotex, víza, pojištění. Diskuse
13.00 - 13.45 hod. OBĚD
13.45 – 15.15 hod. Long termy – propagace, harmonogram pro výběr outboundů 2025/26,
Orientation meetingy rodičů/outboundů, kalendář outboundů,
administrativa/papíry, přihlášky. Diskuse
15.15 – 16.30 hod. Práce ve webových aplikacích, zadávání údajů, přístupy atd.
16.30 – 17.30 hod. Diskuse (k celému programu).